Pernahkah Anda membeli sebuah produk lalu ditawari garansi tambahan dengan biaya kecil? Biasanya penjual mengatakan bahwa dengan membayar sedikit lebih mahal, Anda akan mendapatkan perlindungan selama beberapa tahun jika produk tersebut rusak.
Banyak orang sering berpikir, “Ah, saya belum pernah butuh garansi tambahan sebelumnya. Lebih baik uangnya dipakai untuk hal lain.”
Untuk barang kecil seperti aksesoris gadget, mungkin keputusan itu tidak terlalu berisiko. Namun bagaimana jika hal yang sama terjadi dalam proyek teknologi informasi (IT) yang jauh lebih besar?
Misalnya seperti:
-
Memindahkan 10 server ke lokasi baru
-
Memigrasikan database berukuran 2 terabyte ke layanan cloud
-
Memindahkan server pengembangan ke sistem cloud
Proyek-proyek ini terlihat sederhana, tetapi sebenarnya memiliki risiko yang cukup besar.
“Gratis” Tidak Selalu Berarti Tanpa Risiko
Banyak penyedia layanan IT menawarkan layanan gratis, misalnya penggunaan gratis selama 30 hari. Hal ini memang terlihat menarik, tetapi sering kali orang lupa mempertimbangkan biaya risiko yang mungkin muncul.
Risiko dalam proyek IT bisa muncul dari berbagai hal, seperti:
-
Kurangnya tenaga kerja untuk menyelesaikan proyek tepat waktu
-
Terlalu banyak orang yang terlibat sehingga koordinasi menjadi sulit
-
Kesalahan manusia saat menjalankan proses migrasi
-
Pemilihan teknologi yang tidak sesuai dengan kebutuhan
Misalnya, sebuah perusahaan memilih solusi penyimpanan data hanya karena harganya murah, tetapi ternyata kinerjanya lambat. Saat proses migrasi data berlangsung, baru diketahui bahwa sistem tersebut tidak mampu menangani beban kerja dengan baik.
Kesalahan seperti ini bisa menyebabkan keterlambatan proyek dan biaya tambahan.
Terlalu Banyak Orang Juga Bisa Menambah Risiko
Banyak orang berpikir bahwa semakin banyak orang yang terlibat dalam sebuah proyek, semakin kecil risikonya. Padahal kenyataannya tidak selalu begitu.
Terlalu banyak orang yang terlibat justru bisa menimbulkan masalah baru, seperti:
-
Komunikasi yang lambat
-
Tanggung jawab yang tidak jelas
-
Pesan penting yang terlewat
Misalnya ada sistem peringatan yang seharusnya dipantau oleh seseorang, tetapi karena banyak orang terlibat, semua orang mengira orang lain yang bertanggung jawab.
Situasi seperti ini dapat menyebabkan masalah serius.
Apakah Otomatisasi Bisa Mengurangi Risiko?
Banyak perusahaan mencoba mengurangi risiko dengan menggunakan otomatisasi, misalnya membuat script atau program yang menjalankan proses secara otomatis.
Hal ini memang dapat membantu mengurangi pekerjaan manual, tetapi otomatisasi juga memiliki risiko tersendiri.
Beberapa pertanyaan penting yang harus dipikirkan sebelum menggunakan otomatisasi antara lain:
-
Apakah script tersebut sudah diuji untuk berbagai kemungkinan masalah?
-
Apa yang terjadi jika proses otomatis gagal di tengah jalan?
-
Apakah proses otomatis dapat dihentikan atau dijeda jika terjadi masalah?
Jika hal-hal tersebut tidak dipersiapkan dengan baik, otomatisasi justru bisa menyebabkan masalah baru.
Risiko dari Keterbatasan Teknologi
Hal lain yang sering diabaikan adalah keterbatasan teknologi.
Banyak vendor hanya menjelaskan apa yang dapat dilakukan oleh produk mereka, tetapi jarang menjelaskan apa yang tidak bisa dilakukan oleh produk tersebut.
Misalnya sebuah solusi mampu menangani 80% pekerjaan dalam proyek migrasi server. Namun bagaimana dengan 20% pekerjaan yang tersisa, yang mungkin justru merupakan bagian paling penting?
Jika 20% tersebut gagal, maka keseluruhan proyek juga bisa gagal.
Karena itu perusahaan harus memahami bagaimana cara menangani bagian yang tidak dapat dilakukan oleh teknologi tersebut.
Pentingnya Rencana Pemulihan
Dalam setiap proyek IT, sangat penting untuk memiliki rencana pemulihan (recovery plan).
Pertanyaannya adalah:
-
Jika terjadi masalah, apakah sistem bisa kembali ke kondisi semula?
-
Apakah semua proses dapat dikembalikan ke titik waktu yang sama?
-
Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk memperbaiki masalah?
Jika rencana pemulihan tidak jelas, maka risiko proyek akan semakin besar.
Biaya Nyata dari Proyek “Gratis”
Mari kita lihat contoh sederhana.
Misalnya ada proyek memindahkan 10 server menggunakan alat gratis. Proyek ini membutuhkan:
-
3 orang teknisi
-
Biaya tenaga kerja sekitar $200 per jam
-
Waktu kerja sekitar 8 jam
Total biaya tenaga kerja saja sudah mencapai sekitar $4.800.
Jika ditambahkan biaya tambahan seperti:
-
Infrastruktur tambahan
-
Proses pengujian
-
Monitoring sistem
Maka total biaya bisa mencapai $6.500 atau sekitar $650 per server.
Jika proyek tersebut diperbesar menjadi 50 server, biaya totalnya bisa mencapai lebih dari $32.000.
Ini menunjukkan bahwa solusi “gratis” tidak selalu benar-benar gratis.
Solusi untuk Mengurangi Risiko
Salah satu cara mengurangi risiko adalah menggunakan alat profesional yang dirancang khusus untuk migrasi server.
Contohnya adalah solusi dari Carbonite bernama Carbonite Migrate.
Teknologi ini menggunakan mesin replikasi bernama DoubleTake yang telah digunakan selama lebih dari 25 tahun untuk membantu migrasi server Windows dan Linux dengan risiko yang lebih rendah.
Dengan menggunakan alat ini, perusahaan dapat:
-
Memigrasikan server dengan proses yang lebih cepat
-
Mengurangi jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan
-
Mengurangi kemungkinan kesalahan manusia
-
Memulihkan sistem dengan cepat jika terjadi masalah
Misalnya dalam proyek migrasi 10 server, satu orang teknisi bisa menyelesaikan proses setup dalam kurang dari satu jam, dan proses pemindahan server bisa selesai dalam sekitar 30 menit.
Kesimpulan
Dalam proyek IT, kata “gratis” sering kali menyesatkan. Walaupun tidak ada biaya lisensi, proyek tersebut tetap memiliki biaya dalam bentuk:
-
waktu
-
tenaga kerja
-
risiko kesalahan
Risiko inilah yang sering menjadi biaya terbesar dalam sebuah proyek.
Dengan menggunakan alat profesional dan proses yang terstandarisasi, perusahaan dapat mengurangi risiko, mempercepat proses migrasi, dan meningkatkan peluang keberhasilan proyek.
Pada akhirnya, mengurangi risiko berarti menghemat biaya dan meningkatkan nilai bisnis.
Infrastruktur IT yang kuat adalah kunci produktivitas perusahaan. Dengan carbonite indonesia, merupakan bagian dari PT. iLogo Indonesia, yang merupakan mitra terpercaya dalam solusi Infrastruktur IT dan Cybersecurity terbaik di Indonesia.
Hubungi kami sekarang atau kunjungi carbonite.ilogoindonesia.id untuk informasi lebih lanjut!